Privacyverklaring
Deze privacyverklaring legt uit hoe XXtract B.V. omgaat met persoonsgegevens: welke gegevens wij verwerken, waarvoor, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
1. Wie zijn wij?
XXtract B.V.
Steurstraat 11
1317 NZ Almere
KvK: 56177852
E-mail: support@xxtract.com
Telefoon: +31 85 87 68 775
Website: www.xxtract.com
XXtract B.V. levert diensten op het gebied van productdata management, productfotografie en distributie via GS1/GDSN-datapools aan leveranciers in de FMCG-sector. Wij zijn een Nederlandse besloten vennootschap.
Vragen over uw privacy? Neem contact op via support@xxtract.com.
2. Twee rollen: wanneer verwerken wij uw persoonsgegevens?
XXtract verwerkt persoonsgegevens in twee verschillende rollen, afhankelijk van de situatie.
Rol 1 — Verwerkingsverantwoordelijke
Voor onze eigen bedrijfsvoering bepalen wíj het doel en de middelen van de verwerking. Dit betreft onder andere contactgegevens van (potentiële) klanten, websitebezoekers en medewerkers. Deze privacyverklaring heeft betrekking op deze verwerkingen.
Rol 2 — Verwerker
Wanneer wij diensten uitvoeren namens een klant — zoals het beheren van productdata en het beschikbaar stellen van het klantportaal — verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van die klant. Die klant is dan de verwerkingsverantwoordelijke. De afspraken hierover zijn vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst (Bijlage 1 bij onze Algemene Voorwaarden). De privacyverklaring die u nu leest is op die verwerkingen niet van toepassing.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij, van wie en waarom?
3.1 Klanten en contactpersonen bij klanten
| Persoonsgegevens | Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|
| Naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer | Uitvoering van de overeenkomst, contact over de dienstverlening | Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1b AVG) |
| Bedrijfsnaam en factuurgegevens | Facturering en administratie | Uitvoering overeenkomst + wettelijke verplichting (art. 6 lid 1b en 1c AVG) |
| Correspondentie en e-mails | Vastleggen afspraken, dienstverlening | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1f AVG) |
Bent u ook als gebruiker aangemeld in ons klantportaal? Dan verwerken wij uw gegevens in dat kader als verwerker in opdracht van uw werkgever. Voor die verwerking verwijzen wij u naar uw werkgever als verwerkingsverantwoordelijke.
3.2 Prospects en zakelijke contacten
| Persoonsgegevens | Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|
| Naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer | Commercieel contact, offertes, relatiebeheer | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1f AVG) |
Ons gerechtvaardigd belang: zakelijke relaties opbouwen en onderhouden met partijen die redelijkerwijs interesse kunnen hebben in onze diensten. Wij wegen dit belang altijd af tegen uw belangen en verwachten geen onredelijke inbreuk.
3.3 Websitebezoekers
| Persoonsgegevens | Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|
| IP-adres, browsergegevens, bezochte pagina's | Websiteanalyse en -verbetering | Toestemming (art. 6 lid 1a AVG) via cookiebanner |
3.4 Sollicitanten
| Persoonsgegevens | Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|
| Naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief | Beoordeling sollicitatie | Toestemming (art. 6 lid 1a AVG) |
4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
| Type gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Klantcontacten (actieve relatie) | Gedurende de looptijd van de overeenkomst |
| Klantcontacten (na beëindiging relatie) | 2 jaar na beëindiging |
| Financiële administratie en facturen | 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht) |
| Prospectcontacten zonder overeenkomst | 1 jaar na laatste contact |
| Sollicitantengegevens (afgewezen) | 4 weken na afronding procedure (of 1 jaar met uw toestemming) |
| Website-analytics | Maximaal 13 maanden |
5. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.
Categorieën ontvangers:
- Hostingpartners — voor de opslag en beschikbaarheid van onze systemen. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
- Boekhoudkundige en juridische adviseurs — voor zover noodzakelijk voor onze bedrijfsvoering. Zij zijn gebonden aan beroepsgeheim of geheimhoudingsafspraken.
- Overheidsinstanties — uitsluitend als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
6. Internationale doorgifte
Wij verwerken persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien een sub-verwerker gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen — zoals Standard Contractual Clauses (SCC's) of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. Concrete maatregelen zijn onder meer versleuteling van gegevens in transit en in rust, logische toegangscontrole, en dagelijkse back-ups binnen de EER.
8. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage — u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie — u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op verwijdering — u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, voor zover geen wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
- Recht op beperking — u kunt de verwerking van uw gegevens (tijdelijk) laten beperken.
- Recht op dataportabiliteit — u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen.
- Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Recht om toestemming in te trekken — heeft u toestemming gegeven voor een verwerking? Dan kunt u die op elk moment intrekken, zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
U kunt uw verzoek richten aan: support@xxtract.com. Wij reageren binnen 4 weken.
Klacht indienen: Bent u van mening dat wij niet correct omgaan met uw persoonsgegevens? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
9. Cookies
Onze website gebruikt cookies. Functionele cookies die nodig zijn om de website te laten werken, plaatsen wij altijd. Voor alle overige cookies vragen wij bij uw eerste bezoek uw toestemming via een cookiebanner:
- Analytische cookies — Google Analytics en Google Tag Manager, om te meten hoe de website wordt gebruikt en die te verbeteren.
- Marketing- en trackingcookies — de Meta Pixel, om de effectiviteit van onze advertenties te meten.
Zolang u geen toestemming geeft, worden deze cookies niet geplaatst en worden er geen gegevens met deze partijen gedeeld. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de link Cookievoorkeuren onderaan elke pagina.
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld als gevolg van wetswijzigingen of aanpassingen in onze dienstverlening. De actuele versie is altijd beschikbaar op www.xxtract.com/privacy. De publicatie van een nieuwe versie op onze website geldt als kennisgeving.
11. Contact
Vragen, opmerkingen of verzoeken over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u richten aan:
XXtract B.V.
t.a.v. Privacy
Steurstraat 11
1317 NZ Almere
E-mail: support@xxtract.com
Let op: deze privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op verwerkingen waarbij XXtract B.V. optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. Voor verwerkingen die XXtract uitvoert namens klanten (als verwerker) geldt de Verwerkersovereenkomst die XXtract met die klant heeft gesloten.
.webp){kind=icon}